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Certificati e dichiarazioni sostitutive: nuovi adempimenti per la pubblica amministrazione- DIRETTIVA n. 14 del 2011 - "Adempimenti urgenti per l'applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all'articolo 15, della legge 12 novembre 2011, n. 183"

 

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di Biancamaria Consales

Con direttiva n. 14 del 22 dicembre 2011, rivolta alle amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, comma 2, del D.Lgs. 165/2001, il Dipartimento della Funzione Pubblica, ha disposto gli adempimenti per l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 (legge di stabilità per il 2012), che dal 1° gennaio 2012 entrano in vigore.

Scopo della disposizione è la completa “decertificazione” nei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati soprattutto per l’acquisizione diretta dei dati presso le amministrazioni certificanti da parte delle amministrazioni procedenti e, in alternativa, la produzione da parte degli interessati solo di dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell’atto di notorietà.

Le nuove previsioni operano nel solco tracciato dal D.P.R. 445/2000, in forza del quale le pubbliche amministrazioni non possono richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso della P.A.: tali disposizioni devono essere osservate dalle pubbliche amministrazioni e dai gestori di pubblici servizi nei rapporti fra loro e in quelli con l’utenza.

Queste le principali novità introdotte con la nuova normativa:

a) le certificazioni rilasciate dalle amministrazioni pubbliche in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide

e utilizzabili solo nei rapporti tra privati; nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi, i certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dall’atto di notorietà. Conseguentemente, a far data dal 1° gennaio 2012, le amministrazioni e i gestori non possono più accettarli né richiederli, in quanto tali comportamenti integrano, per espressa previsione, violazione dei doveri d’ufficio ai sensi della nuova formulazione dell’articolo 74, comma 2, lett. a), del D.P.R. 445/2000;

b) sui certificati deve essere apposta, a pena di nullità, la dicitura: “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”; le amministrazioni e i gestori devono conseguentemente adottare le misure organizzative necessarie per evitare che, dal 1° gennaio 2012, siano prodotte certificazioni nulle per l’assenza della predetta dicitura. Inoltre, il rilascio di certificati che ne siano privi costituisce violazione dei doveri d’ufficio a carico del responsabile, per espressa previsione della lett. c-bis del comma 2 dell’art. 74, del D.P.R. 445/2000, introdotta dall’articolo 15 della legge n. 183/2011;

c) le amministrazioni certificanti sono tenute ad individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti;

d) le amministrazioni certificanti, per il tramite dell’ufficio responsabile, devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l’efficiente e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione;

e) la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio ed è presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione.

Il Dipartimento provvederà, anche tramite il proprio Ispettorato, a monitorare l’attuazione ed a seguire gli sviluppi applicativi delle disposizioni suesposte.

 

 

Direttiva del Ministro su adempimenti urgenti in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive

 

DIRETTIVA n. 14 del 2011 - "Adempimenti urgenti per l'applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all'articolo 15, della legge 12 novembre 2011, n. 183"

 

 

 

Dal 1 gennaio 2012 i certificati avranno validità solo nei rapporti tra i privati e le amministrazioni non potranno più chiedere ai cittadini certificati o informazioni già in possesso di altre pubbliche amministrazioni.

 

La  Direttiva del Ministro per la Pubblica amministrazione e la Semplificazione del 22 dicembre 2011, "Adempimenti urgenti per l'applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive", spiega le principali novità alle quali le amministrazioni pubbliche dovranno attenersi.

 

Il 1 gennaio 2012, infatti, entrano in vigore le modifiche introdotte dall'art. 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183  recante "Disposizioni  per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello stato (legge di Stabilità 2012)", alla disciplina dei certificati e delle dichiarazioni sostitutive contenuta nel "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" di cui al DPR 28 dicembre 2000 n. 445.

 

Le nuove norme hanno come obiettivo la completa "de-certificazione" del rapporto tra Pubblica amministrazione e cittadini e operano nel solco tracciato dal citato Testo unico, dove era già previsto che nessuna amministrazione potesse richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso della PA.

 

L'attuazione di queste disposizioni richiede un profondo cambiamento nei comportamenti quotidiani delle amministrazioni, pertanto il Dipartimento della Funzione Pubblica provvederà, anche attraverso l'Ispettorato, a monitorarne la effettiva applicazione.

 

Ecco le principali novità:

 

1) le certificazioni rilasciate dalle Pa in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati.

 

Nei rapporti  con gli organi della Pubblica Amministrazione  e i gestori di pubblici servizi, tali certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà. Dal 1° gennaio 2012 le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non potranno più accettarli né richiederli: la richiesta e l'accettazione dei certificati costituiscono violazione dei doveri d'ufficio;

 

2) i certificati dovranno riportare, a pena di nullità, la frase: " il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".

 Le amministrazioni dovranno adottare le misure organizzative necessarie per evitare che, dal 1° gennaio 2012, siano prodotte certificazioni nulle per l'assenza della predetta dicitura; inoltre il rilascio di certificati che siano privi della dicitura citata costituisce violazione dei doveri d'ufficio;

 

3) le amministrazioni sono tenute a individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti; tale adempimento risulta indispensabile, anche per consentire "idonei controlli, anche a campione" delle dichiarazioni sostitutive, a norma dell'articolo 71 del Testo Unico in materia di documentazione amministrativa;

 

4) le amministrazioni devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione;

 

5) la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio e viene in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell'omissione;

 

6) le pubbliche amministrazioni possono acquisire senza oneri le informazioni necessarie per effettuare i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni e per l'acquisizione d'ufficio, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.

 

Per lo scambio dei dati per via telematica le amministrazioni dovranno operare secondo quanto previsto dall'articolo 58, comma 2 del vigente Codice dell'amministrazione sulla base delle linee guida redatte da DigitPA, (consultabili sul sito istituzionale di DIGITPA), attraverso apposite convenzioni aperte all'adesione di tutte le amministrazioni interessate e volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle stesse amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico.

 Nelle more della predisposizione e della sottoscrizione di tali convenzioni, le amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica dovranno comunque rispondere alle richieste di informazioni ai sensi dell'  articolo 43 del Testo unico sulla documentazione amministrativa.

 

Per quanto non espressamente richiamato dalla direttiva continuano, naturalmente, ad applicarsi le vigenti disposizioni che regolano la materia: in particolare quelle del DPR 28 dicembre 2000, n.445, come da ultimo modificate dall'articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 (legge di Stabilità 2012) e quelle  del Codice dell'amministrazione digitale.

 

 

 

 

 

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